【無料DL】家賃滞納の督促に使える内容証明テンプレート（Word/Mac/Excel）と赤枠ルール

「何度督促しても家賃が振り込まれない…」
「内容証明を送りたいが、WordやMacでの書き方がわからない」
家賃滞納の対応において、法的な第一歩となるのが「内容証明郵便」の送付です。

家賃の未払いが1ヶ月〜2ヶ月続いた場合、電話や通常の郵便での催促には限界があります。次の一手として不可欠なのが、「いつ、誰が、どんな内容の督促状を送ったか」を公的に証明できる内容証明郵便です。

本記事では、Word、Mac（Pages等）、Excelにコピペしてそのまま無料で使える家賃滞納督促用のテンプレート（ひな形）を公開します。さらに、作成時に間違いやすい文字数制限や、検索でよく調べられる「赤枠ルール」の正体、そして地元・城陽市で賃貸管理を行うプロの視点から「滞納問題を長期化させない鉄則」を解説します。

1. 【コピペで無料DL】家賃滞納の督促用・内容証明テンプレート（Word/Mac/Excel対応）

内容証明郵便は、必ずしも専用の用紙を買う必要はありません。Word（ワード）、MacのテキストエディタやPages、あるいはExcel（エクセル）でも、後述する文字数・行数のルールさえ守っていればA4用紙で作成・印刷して提出可能です。

以下のテキストをコピーし、お使いのソフトに貼り付けて【 】の部分を書き換えてご使用ください。

※連帯保証人がいる場合は、借主本人だけでなく必ず連帯保証人宛てにも同じ内容（宛名を連帯保証人に変更したもの）を作成し、同時に送付してください。

2. 内容証明の厳格な文字数・書式と「赤枠ルール」の正体

内容証明を自分で作成する際、最もつまずきやすいのが厳格なフォーマットです。「内容証明 テンプレート word 赤枠」と検索されることが多いですが、この「赤枠」とは、文字数を正確にカウント・印字するための「原稿用紙のようなマス目（グリッド線）」のことを指しているケースがほとんどです。

郵便局窓口へ持ち込む場合の文字数ルール

Word等で作成し、用紙を印刷して郵便局へ持ち込む場合、以下のいずれかのフォーマットに設定する必要があります。（※句読点や記号も1文字としてカウントします）

• 縦書きの場合： 1行20字以内、1枚26行以内
• 横書きの場合： 1行20字以内・1枚26行以内 ／ 1行13字以内・1枚40行以内 ／ 1行26字以内・1枚20行以内 のいずれか

【推奨】e内容証明（電子内容証明）なら赤枠も文字数設定も楽！

現在、最もおすすめなのが日本郵便の「e内容証明（インターネットを利用した内容証明郵便）」です。
Word（.docx または .doc）で作成したファイルをアップロードするだけで、24時間いつでも発送できます。e内容証明の場合は文字数ルールの縛りが緩くなり、余白の規定（上・下・左・右に1.5cm以上など）を守れば、専用のテンプレート（Wordファイル）に流し込むだけで簡単に作成可能です。手書きの赤枠マス目を気にする必要もありません。

3. 【城陽市の大家様へ】内容証明を送る前の「初動」が命を分ける

内容証明の書き方をお伝えしてきましたが、現場で賃貸管理の実務を行う立場としてお伝えしたいのは、「内容証明を送る事態になる前の『初動のスピード』こそが最も重要である」ということです。

城陽市でアパートや戸建て賃貸を経営されているオーナー様からご相談を受ける中で、「管理会社が督促してくれないまま数ヶ月放置され、結局内容証明や裁判の手配を自分でやることになった」というケースが後を絶ちません。

滞納は、1ヶ月目の対応が甘いと「この大家（管理会社）は遅れても怒らない」と学習され、ズルズルと長期化します。私は、滞納が発生した場合は電話やSMSでの確認はもちろん、連絡が取れなければ即日現地へ急行し、電気メーターの稼働状況や郵便受けの状態で生活実態をプロファイリングするといった徹底した現場主義を貫いています。
城陽市に拠点を置く我々だからこそできる「距離の近さ」を活かしたフットワークが、被害を未然に防ぐ最大の防御線となります。

4. 滞納トラブルに強い管理会社へ任せるという選択

内容証明を送付しても無視される場合、最終的には契約解除、そして建物明け渡し訴訟・強制執行という険しい道が待っています。これには多大な時間と費用（数十万円〜）がかかり、オーナー様の精神的負担は計り知れません。

※本記事で提供しているテンプレートや法務手続きの解説は一般的な事例に基づいたものです。個別の事案における正確な法的対応については、必ず弁護士等の専門家にご相談の上、自己責任にてご活用ください。